Tietosuoja­seloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Erityismuksut Oy
Lauttaranta 7, 28400 Ulvila

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö on Marika Horttana.
Sähköposti: marika@erityismuksut.fi
Puhelin: 044 538 9007

Voit lähettää henkilötietojasi koskevat pyynnöt ja kysymykset tähän sähköpostiosoitteeseen.

2. Mitä tämä seloste koskee?

Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme erityismuksut.fi-verkkosivuston käyttöön ja yleisiin yhteydenottoihin liittyviä henkilötietoja. Seloste ei koske varsinaisia terapia- tai potilasasiakirjoja. Niiden käsittelystä annetaan erilliset tietosuojatiedot.

3. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä tiedot tulevat?

Saamme yhteydenottotiedot sinulta, kun täytät lomakkeen, lähetät sähköpostia tai otat muuten yhteyttä. Lomakkeella pyydämme nimen, sähköpostiosoitteen ja viestin. Puhelinnumero on vapaaehtoinen. Käsittelemme myös yhteydenottoon liittyvää kirjeenvaihtoa ja ajankohtatietoja.

Sivuston toimittamisessa ja tietoturvan varmistamisessa palveluntarjoajille välittyy teknisiä tietoja, kuten IP-osoite sekä selaimen ja verkkopyynnön tietoja. Netlify käsittelee verkkosivuston ja lomakkeiden tekniseen toimintaan liittyviä tietoja. Kartan hyväksymisestä syntyvä Google-yhteys kuvataan kohdassa 8.

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Tarvitsemme lomakkeen pakolliset tiedot yhteydenottosi käsittelyyn ja vastaamiseen. Voit ottaa yhteyttä myös puhelimitse.

Älä lähetä lomakkeella henkilötunnuksia, omia tai lapsen terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Sovi niiden toimittamisesta erikseen puhelimitse.

4. Mihin käytämme tietoja ja millä perusteella?

Käytämme tietoja yhteydenottoosi vastaamiseen, palveluista keskustelemiseen ja palvelujen sopimiseen.

• Jos otat yhteyttä palvelun hankkimiseksi, käsittely perustuu pyynnöstäsi tehtäviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai sopimuksen toteuttamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Muiden yleisten yhteydenottojen hoitaminen sekä sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistaminen perustuvat oikeutettuun etuumme ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkosivustoa sekä vastata meille osoitettuihin yhteydenottoihin (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Vapaaehtoisen Google Maps -kartan lataaminen perustuu erikseen antamaasi suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Emme käytä yhteydenottotietoja uutiskirjeisiin tai suoramarkkinointiin emmekä tee niistä profilointia tai automaattisia päätöksiä. Sivustolla ei käytetä erillistä kävijäanalytiikkaa tai mainosseurantaa.

5. Kuka käsittelee tietoja?

Yhteydenottoja käsittelee Marika Horttana. Verkkosivujen ylläpitäjällä sekä palveluntarjoajien valtuutetuilla henkilöillä voi olla tehtäviensä edellyttämä tekninen pääsy tietoihin.

Käytämme seuraavia palveluja:

• Netlify: verkkosivuston ylläpito ja Netlify Forms -lomakkeiden vastaanotto ja tallennus.
• Domainhotelli / Planeetta Internet Oy: marika@erityismuksut.fi-sähköpostin palvelu.
• Google / Gmail: viestejä välitetään myös Gmailiin, jossa niitä käsitellään sähköpostin osana.
• Google Maps: vapaaehtoinen karttaupotus, joka ladataan vain erillisellä hyväksynnälläsi.

Lomakkeella lähetetyt tiedot tallentuvat Netlify Formsiin. Lomakeilmoitukset toimitetaan sähköpostiin, ja viestit ohjataan myös Gmailiin. Lomakeviestejä ei siirretä erilliseen CRM-järjestelmään, uutiskirjepalveluun tai muuhun automaatioon.

6. Tietojen käsittely EU/ETA-alueen ulkopuolella

Netlifyn ja Googlen palveluissa tietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Palvelujen käyttöön voi siten liittyä henkilötietojen siirtoja Suomen ja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Netlifyn julkaistussa tietojenkäsittelysopimuksessa EU:sta Yhdysvaltoihin siirrettävien tietojen ensisijaisena suojana on EU–US Data Privacy Framework -järjestely ja sen edellytysten puuttuessa Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Google kuvaa omissa datansiirtokäytännöissään käyttävänsä riittävyyspäätöksiä, Data Privacy Framework -järjestelyä sekä tarvittaessa vakiosopimuslausekkeita. Google käsittelee palveluissaan tietoja myös oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.

Lisätiedot ja palveluntarjoajien kuvaamat suojatoimet ovat saatavilla seuraavista linkeistä. Voit pyytää lisätietoja myös Marikalta.

• Netlifyn tietojenkäsittelysopimus
• Domainhotellin sopimusehdot ja tietojenkäsittelysopimus
• Googlen tietosuojakäytäntö
• Googlen datansiirtokäytännöt

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Netlify Formsissa yleisiä yhteydenottoviestejä säilytetään 30 päivää viestin vastaanottamisesta. Tämän ajan täyttäneet viestit poistetaan päivittäisessä automaattisessa poistokäsittelyssä.

Domainhotellin ja Gmailin sähköposteissa asiakassuhteeseen liittyviä yhteydenottotietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Jos yhteydenotto ei johda asiakassuhteeseen, sähköpostiviestit poistetaan heti, kun asia on käsitelty. Marika huolehtii sähköpostiviestien poistamisesta asiakassuhteen päätyttyä tai muun yhteydenoton käsittelyn päätyttyä. Netlifyn poistoautomaatio ei poista sähköpostikopioita.

Jos yhteydenotto johtaa varsinaiseen asiakas- tai terapiasuhteeseen, siihen liittyvästä asiakas- ja potilastietojen käsittelystä sekä säilytysajoista kerrotaan erikseen. Tämä seloste ei määritä potilasasiakirjojen säilytysaikoja.

Sivuston palveluntarjoajat käsittelevät teknisiä toiminta- ja tietoturvatietoja omien palvelujensa ylläpitoon ja suojaamiseen liittyvien tarpeiden sekä käytäntöjen mukaisesti. Emme kerää niistä erillistä kävijäseurantarekisteriä. Palveluntarjoajien mahdollisten varmuuskopioiden elinkaari voi poiketa käytössä olevien viestien poistamisesta.

8. Google Maps, evästeet ja ulkoiset palvelut

Kartta ladataan vain, jos valitset kartta-alueella Hyväksy ja näytä kartta. Google saa latauksessa esimerkiksi IP-osoitteesi sekä selaimesi ja laitteesi teknisiä tietoja ja voi käyttää evästeitä. Tietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella ja Google-tilin asetuksista riippuen yhdistää muihin tietoihin.

Voit käyttää sivustoa hyväksymättä karttaa. Hyväksyntä koskee vain tätä sivulatausta eikä sitä tallenneta selaimeen pysyvästi. Voit lopettaa kartan käytön päivittämällä sivun tai poistumalla sivulta. Sivun päivittämisen jälkeen kartta ladataan vain uudella hyväksynnällä. Sivun päivittäminen tai siltä poistuminen ei poista Googlelle jo välittyneitä tietoja tai Googlen mahdollisesti asettamia evästeitä. Voit hallita evästeitä selaimesi asetuksissa.

Kartta-alueella on myös ulkoinen Google Maps -linkki. Kun avaat karttalinkin tai sosiaalisen median linkin, siirryt ulkopuoliseen palveluun, jonka oma tietosuojakäytäntö koskee palvelun käyttöä. Sosiaalisen median kuvakkeet ovat tavallisia linkkejä.

9. Tietojen suojaaminen

Verkkosivuston yhteys on HTTPS-suojattu. Yhteydenottotiedot eivät ole julkisesti nähtävillä. Tietojen käyttö rajataan yhteydenottojen käsittelyyn ja tarpeelliseen tekniseen ylläpitoon. Älä käytä tavallista verkkolomaketta tai sähköpostia arkaluonteisten tietojen lähettämiseen.

10. Oikeutesi

Voit pyytää pääsyä tietoihisi, virheiden oikaisua, tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Lain edellytysten täyttyessä voit myös pyytää sopimukseen tai suostumukseen perustuvien, automaattisesti käsiteltyjen tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Kartan käytön lopettaminen on kuvattu kohdassa 8. Lähetä tietosuojaoikeuksiasi koskevat pyynnöt Marikalle. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa ja varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että tietojasi käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti: https://tietosuoja.fi

11. Selosteen päivittäminen

Päivitämme selostetta, jos verkkosivuston palvelut tai tietojen käsittely muuttuvat. Ajantasainen versio on saatavilla tällä sivulla, ja sen päivämäärä näkyy selosteen alussa.